個人事業主としてビジネスをしていると、どうしても困ってくるのが電話対応なんです・・・
以前はビジネス用の固定電話番号から携帯電話に転送していましたが、電車移動や車の運転でどうしても電話が取れない事が多く、後で掛け直すと「他で決めてしまった」とお客さんから言われる事も多くありました。
1年くらい前に電話代行サービスという存在を知り、Googleで様々な電話代行サービスや電話秘書代行サービスを探しまくりましたが、だいたい平日の9:00～17:00の対応に限られている電話代行業者が多いんですよね・・・
電話代行サービスって仕組み的には非常に便利だと思うんですが、電話に出られない時に代わりに電話に出て貰えないと意味が無いので、土曜日・日曜日・祝日・祭日の自分の定休日にも電話に出て貰えないと自分が休む事が出来ません。
そこで見つけたのが、業界最安値24時間365日対応の電話代行会社「ドンキコール24」です！
電話の対応時間は年中無休の9:00～19:00か24時間365日の2択
ドンキコール24の場合には、全てのプランで年中無休が標準になっているので、土日祝日だけではなく、年末年始やゴールデンウイーク・シルバーウイーク・お盆期間など全く休むことなく365日・年中無休で電話対応してくれます。
その上で、9:00～19:00の対応か24時間対応かを選択する事が可能です。
9:00～19:00の対応だけでも、他社の9:00～17:00と比べると対応可能時間が長く、B to Bビジネスの場合には9:00～19:00で充分ではないかと思います。
もちろんB to Cや飲食店等のお店の場合には24時間365日対応が理想的だと思いますが、24時間365日対応の場合は金額が少し高くなってしまうので、慎重に検討する必要があります。
9:00～19:00の対応の場合でも、19:01～翌8:59の間には時間外ガイダンスは無料で流してもらう事が出来るので安心です。
定休日・営業時間は事前に登録するときちんと対応してくれる
今回契約したドンキコール24の場合には、事前にヒアリングシートを記入する形になっていて、定休日や営業時間を登録する事が出来ます。
電話の対応時間は9:00～19:00でお願いしていますが、営業時間を10:00～17:00にしておく事で、9時に掛かってきた電話にはオペレーターから「10時以降に折り返します。」と案内してもらえますし、17:30に掛かってきた電話にはオペレーターから「明日10時以降に折り返します。」ときちんと案内してもらえます。
定休日を土日祝と設定した場合には、土曜日に入電があった場合、オペレーターが「週明け月曜日に折り返します。」と案内してくれるのです。
これは私だけではなく、個人事業主や中小企業の法人の経営者の皆さんの悩みですが、電話に振り回されてしまい休みが取れず公私混同してしまったり、ON・OFFを付けられず映画にも行けないという事を耳にします。
しかし、電話代行が休日でも電話に出てくれて、週明けに折り返すように案内してくれるので、休日は仕事を忘れてエンジョイし、週明けにまとまって届いたメールを見て順番に折り返す形をとっています。
どうやら普通の電話代行の場合には、定休日や営業時間などを判断せずにすぐに折り返しと伝えてしまう業者も多い様ですが、それでは電話代行の役割が果たせてないような気がします。
きちんと伝言を聞いてもらえる
電話代行サービスの中には、お客様がオペレーターに用件を伝えても、メールに用件を記載してくれない会社も多いそうです。
ドンキコール24の場合には、どのプランでもオペレーターが聞いた用件はメールに書いてもらえる様なので、折り返し時には質問の回答を用意して折り返す事が出来ますから、非常に便利です。
電話の内容はメール報告の他に専用のクラウドシステムでも確認可能
電話代行サービスでは、基本的に1つの入電に対して、掛けてきた人の会社名・担当者名・電話番号・用件などがメールで送られてきます。
ドンキコール24の場合には、メール報告にプラスして、どのプランでも無料で独自の専用クラウドシステムが用意されています。
折り返した案件と未処理の案件を仕分け出来たり、入電ごとにメモを登録したり、過去の入電記録を検索したりすることが可能です。
とにかく受付日時順に時系列で表示されるので、対応漏れが無く非常に重宝しています。
オペレーターに期間限定告知を出す事が出来る
普通の電話代行サービスではめったにないサービスですが、ドンキコール24では専用のクラウドシステム上で、オペレーターに対して無料で期間限定的な告知を出す事が出来ます。
例えば「9月1日～9月15日は海外出張の為9月16日以降に折り返し」といった期間限定告知を登録しておけば、オペレーターが定休日・営業時間よりも期間限定告知を優先し対応して貰えます。
その他に待ち合わせ場所を変更したいが取引先と連絡がつかない様な場合には、「〇〇商事の山田さんから入電時、待ち合わせ場所を〇〇喫茶室に変更したい旨伝えてほしい」といった登録をする事で、伝言を伝えて貰う事が可能です。
オプションを駆使すればコールセンター業務を丸ごと委託可能
ドンキコール24では、専用クラウドシステムでQ＆Aやリスト登録を行えるオプションが用意されています。
オプションではあるものの、リスト登録を行えば、在庫リストを作成し在庫確認の入電にリアルタイムに回答出来たり、不動産会社の空室確認やキーボックス番号の案内などもオペレーターが即答する事が出来るでしょう。
ヒアリングオプションを追加すれば、通信販売の受注業務や店舗の予約業務も行う事が出来るはずです。
コールセンター代行になると一般的には数百万円単位になってくると思いますが、ドンキコール24は電話代行サービスに必要なオプションを追加する形になるので、格安価格でコールセンターをクラウドソーシングする事が可能です。
契約窓口の電話対応を実際に電話に出るオペレーター自身
最初に電話をしてみて驚いたのですが、ドンキコール24の電話番号(０３－４５３０－３９５７)に掛けて電話に出るのは、営業担当ではなく実際に電話対応するオペレーターなんだそうです。
事前にオペレーターのスキルやクオリティー・通話品質が確認できるのは素晴らしい事です。
こちらからの質問に応じたアドバイスも、実際電話に出ている現場のオペレーターだからこそ即答できる内容だと安心して契約に至りました。
電話対応は会社の顔なので、変な言葉遣いをされたり、感じ悪い対応をされてしまったらどうしようと思っていたのですが、その様な心配は無かったので、ドンキコール24に決めました。
貸与される電話番号は転送で利用しても直接公表しても構わない
ドンキコール24と契約すると、自動的に専用番号が割り当てられます。
専用番号は、東京03番号・大阪06番号・IP電話050番号から自由に選択する事が出来るので、地域によって自然な電話番号を選択するのが良いと思います。
転送で利用する場合には、ひかり電話などの固定電話ではボイスワープにより簡単に転送出来ますし、携帯電話でも簡単に転送設定をする事が出来ます。
現在固定電話番号が無い場合には、割り当てられた専用番号を、ホームページや名刺に公表すれば問題ありません。
まとめ
ドンキコール24の料金体系だけ見ると一見高めに思えるかもしれませんが、通常他社ではオプションになったり対応不可になる内容でも、柔軟に対応が可能なため、コストパフォーマンスが高く、格安・激安の電話代行サービス・電話秘書代行サービスであることに間違えありません。
業界最安値の電話代行サービスを求めるならば、ドンキコール24を候補の一つにおいて他社と比較してみると良いと思います。
また、最近の法改正によって、電話代行サービスは犯罪収益移転防止法による本人確認が必要な業種になりましたが、未だに適切な本人確認を行わずに業務をしている電話代行サービスも存在している様です。そのような業者はいつサービスが停止されるか大変不安だと思います。
その点でもドンキコール24では、適切に犯罪収益移転防止法に則った本人確認がされるので、電話代行サービスを安心して任せる事が可能です。
電話代行サービスは調べれば調べる程、奥が深いサービスですが、今回実際にドンキコール24と契約してみて、電話業務を軽減する事が出来て良かったと感じています。
いつ掛かってくるか分からない電話対応にストレスを感じている個人事業主や法人の方は、電話代行サービスを導入される事をお勧めします。
事務員を雇うより明らかに安く質が高いので、きっと翌月には電話代行サービスを導入してよかったと思うと思います。
